A tecnologia é a grande responsável pelas maiores mudanças no dia a dia de empresas e da sociedade nos últimos anos.
Coletar assinaturas é comum na rotina de uma empresa e, geralmente, é um trabalho custoso e burocrático.
Umas das melhores soluções do mundo atual para o problema são as assinaturas eletrônicas, que permitem maior eficiência em um processo que, anteriormente, era mais difícil com a necessidade de reconhecimento em cartório e necessitava da participação de várias pessoas.
Com o avanço da tecnologia, ficou fácil assinar documentos e muito menos burocráticos. Neste artigo, você vai saber o que é a assinatura eletrônica, como aplicá-la na sua empresa e quais ferramentas são necessárias.
O que são as assinaturas eletrônicas?
Assinar um documento significa comprovar a integridade do mesmo, esse é o objetivo principal. Portanto, garantir a idoneidade da pessoa física ou jurídica, que compõe ou atesta tal documento, possui uma função legal.
As assinaturas eletrônicas servem para o mesmo fim, só que diferente da maneira tradicional, é possível autenticar e atestar que documentos eletrônicos sejam legítimos.
Empresas podem se beneficiar dessa função e permitir maior flexibilidade para funcionários e gestores de departamentos.
Como funcionam as assinaturas eletrônicas?
Há diversas maneiras de criar uma assinatura eletrônica e elas podem ser feitas por ferramentas especializadas nisso.
Assinar digitalmente um documento é mais fácil do que se imagina e é um processo feito totalmente online, sem a necessidade de deslocamento.
É possível adicionar assinatura eletrônica a PDFs e/ou outros formatos mais comuns de documentos. Embora, atualmente, o PDF seja o mais indicado pelas questões de segurança.
As plataformas que disponibilizam a assinatura eletrônica de documentos podem ter diversas funções, como: a possibilidade de compartilhamento por email para que diversas pessoas assinem, criptografia e outros.
Como ela pode ser benéfica para a empresa?
A solução das assinaturas eletrônicas pode ser benéfica em diversos aspectos para qualquer empresa que precisa lidar com assinaturas constantemente.
Confira alguns desses benefícios:
● Não há a necessidade de deslocamento a um cartório;
● Agilidade nos processos;
● Garantia de autenticidade por criptografia;
● Evita desgaste de funcionários;
● Simplifica processos;
● Ajuda o meio ambiente.
A agilidade nos processos de assinatura eletrônica é muito interessante para empresas que precisam coletar assinaturas constantemente para diversos tipos de documentos. Se a sua empresa está deixando processos atrasarem por esse motivo, essa já é uma grande dica para que todos sejam beneficiados.
O fluxo de assinatura de um documento tradicional funciona da seguinte maneira:
1. O documento é enviado por email ou é levado por alguém de determinado setor.
2. O funcionário ou cliente assina;
3. Outro funcionário leva para reconhecer em cartório;
4. O documento volta para a empresa e é guardado em algum lugar com armários.
Este processo tradicional, embora comum, gera a necessidade de várias pessoas envolvidas e ainda necessita de espaço para armazenamento físico, em armários, por exemplo.
Confira, agora, o fluxo de assinatura de um documento digital.
1. O documento é enviado por e-mail
2. O funcionário e/ou cliente assina e devolve o e-mail para empresa.
Simples assim!
Como funciona a criptografia em documentos?
Muito tem se falado em criptografia nos últimos anos, mas, afinal, você sabe para que ela serve e como ela pode ser altamente importante? Bem, a criptografia é uma maneira de proteger os dados contra vazamentos e evitar que hackers e pessoas mal intencionadas tenham acesso à informações privadas.
A criptografia pode ser feita de várias maneiras, seja por senha, biometria e outros. Sites, por exemplo, podem usar criptografias para evitar que usuários não tenham seus dados expostos.
Com os documentos eletrônicos tão em alta, a criptografia se tornou algo essencial. Atualmente, existem diversos programas e/ou ferramentas que possibilitam essa segurança e privacidade.
Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?
A assinatura pode ser usada para uma infinidade de documentos, não há uma limitação. Você pode usar para os arquivos mais importantes da sua empresa. Alguns dos tipos de documentos que podem ser assinados eletronicamente são:
● Contratos;
● Propostas;
● Relatórios;
● Atas;
● Formulários trabalhistas;
● Documentos jurídicos;
● Matrículas em cursos.
Existem muitos outros tipos de documentos que podem ser assinados e criptografados digitalmente, basta usar a imaginação e identificar os processos que podem ser facilitados em diversos departamentos e para diversas finalidades.
A assinatura digital é uma das melhores maneiras de simplificar processos e possibilitar agilidade na sua empresa.