Uma das ações de reestruturação para melhoria do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do Estado de Alagoas (Ipaseal Saúde) será a recuperação dos documentos do instituto com a criação do Arquivo Central, que abrigará a documentação acima de cinco anos juntamente com a de caráter permanente. O projeto inclui ainda, a reforma e modernização dos espaços físicos setoriais, onde estão guardados os arquivos correntes e intermediários.
Para dar andamento aos trabalhos foi criada a Comissão de Gestão Documental composta por cinco servidores do Ipaseal Saúde. A equipe irá elaborar e fiscalizar os procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pela instituição, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada.
A comissão realizará um levantamento das condições atuais dos arquivos e avaliará a melhor forma para reorganizá-los de modo eficiente, desde a sua metodologia até a prescrição documental. A comissão vai selecionar e ‘enxugar’ toda papelada que não possui mais valor administrativo, fiscal e legal para a instituição por meio da tabela documental padronizada, onde será disciplinado o tempo de vida de cada documento.
Outras atribuições
A Comissão de Gestão Documental terá também a responsabilidade de garantir a segurança e o acesso às informações produzidas; racionalizar o uso do espaço (físico e lógico) e o fluxo documental; adotar critérios padronizados de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental. E ainda, aplicar mecanismos de classificação e destinação final ao acervo documental visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais.
Segundo o técnico responsável pelo setor de arquivo do Ipaseal Saúde, Alfredo Ribeiro, outro ponto importante será o uso adequado das técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos com a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos. “Este projeto de reestruturação é um grande passo para construir um arquivo sólido, ágil e prático. “Teremos velocidade na informação, tanto para os serviços da instituição, quanto para os seus usuários”, destaca.
“Atualmente os documentos do órgão estão distribuídos em espaços inadequados em diversos setores dificultando o seu acesso em tempo hábil. Além disso, estas salas, que abrigam a massa documental, não possuem uma infraestrutura adequada para mantê-las. O ambiente não tem uma climatização apropriada. Há casos de infiltração, mofo e poeira. Também não há critérios, nem metodologia na organização da documentação”, explica