No mundo dos negócios, viagens corporativas tomam uma boa parcela do orçamento e pode ser uma dor de cabeça tentar controlar os gastos, diante da necessidade corriqueira de viajar. Garantir o conforto do funcionário e, ainda assim, reduzir os gastos com viagens é uma possibilidade, desde que haja planejamento.

É possível economizar nas passagens aéreas, na hospedagem, na locomoção e até nos gastos com refeições, mantendo boas condições para o colaborador e garantindo que a viagem a trabalho dê o retorno esperado. Veja como!

Crie um calendário de viagens

Planejar todas as viagens corporativas necessárias ao longo do mês ou a cada semestre é uma boa estratégia para economizar. Criando um calendário de viagens, com data, quantidade e quais funcionários por mês vão viajar, ajuda a definir o total de gastos e a equilibrar melhor o orçamento.

Compre passagens com antecedência

Tendo um calendário de viagens, fica mais fácil comprar passagens aéreas em promoção com antecedência e usufruir os descontos que todas as empresas aéreas proporcionam. Para voos domésticos, o ideal é comprar passagens pelo menos 30 dias antes; já para voos internacionais, recomenda-se 90 dias de antecedência para uma boa economia. A empresa pode conseguir descontos buscando passagens Gol.

Mesmo que haja a possibilidade de algum compromisso corporativo mudar de data, é importante tentar comprar as passagens com antecedência. Para não perder o valor já pago, pesquise se a companhia aérea tem o serviço de compra flexível, em que é possível mudar a data de viagem se necessário.

Use programas de milhagem

Comprar passagens aéreas usando milhas é uma estratégia cada vez mais usada para economizar. Se o total de milhas acumuladas for suficiente, é possível conseguir bilhetes de viagem gratuitos. Por isso, é importante ter atenção a quais serviços utilizados no dia a dia da empresa ajudam a acumular milhas.

O empresário deve verificar junto ao seu banco se é possível acumular pontuações que depois possam ser transferidas para programas de milhagem. Além do uso do cartão de crédito corporativo, algumas transações bancárias geram pontos cumulativos. Diversos fornecedores e até postos de gasolina também acumulam milhas a cada compra.

O ideal é pesquisar quais programas de fidelidade são mais interessantes e escolher entre os vários disponíveis. Uma boa dica é verificar se, comprando passagens com milhas, é possível trocar a data do voo conforme a necessidade. Ninguém quer desperdiçar preciosos pontos perdendo uma passagem.

A empresa que não tiver pontos suficientes para voar com milhagem pode ainda comprar passagens pela MaxMilhas, que vende bilhetes de viagem para voos Latam, Azul e Avianca passagens a preços promocionais, usando as milhas de quem quer vender.

Faça convênios com redes de hotéis

Grandes redes hoteleiras estão presentes nas principais capitais do país e sempre abertas a convênios com empresas que fazem viagens a negócios. Esses convênios são vantajosos para os hotéis e também para as empresas, que gastam menos e podem ter mais controle do orçamento destinado às viagens.

Geralmente, esses convênios tornam fixos ou pouco variáveis os preços das diárias para clientes corporativos, independente de alta temporada. Dependendo do orçamento da empresa, é possível criar pacotes mensais com perfis de hóspedes conforme a necessidade. Assim, o funcionário sempre saberá que tipo de acomodação vai encontrar.

Caso o volume de viagens corporativas não seja tão grande, vale a regra de reservar com antecedência: 30 dias para destinos no Brasil e 90 dias para o exterior.

Busque serviços de transporte empresarial

Os mais variados serviços de transporte individual de passageiros também estão disponíveis a preços mais atrativos para empresas. Wappa, 99, Uber e Cabify são algumas das opções que funcionam nas grandes cidades e podem ser uma boa economia na hora de transportar os funcionários de uma reunião para outra.

Com esse tipo de serviço, a empresa tem mais controle sobre cada viagem, definindo horários, trajetos, tipo de carro, tudo com relatórios mensais e promessa de economia de até 45% no total de corridas.

Contrate um seguro viagem

Em relação ao valor global de uma viagem, o seguro viagem tem um peso bem pequeno, por isso, é importante contratar um bom seguro para acidentes e doenças na hora de mandar o funcionário para uma viagem corporativa. Sem o seguro, a empresa precisa pagar qualquer despesa extra que, certamente, será bem mais cara do que contratar os serviços de uma seguradora.

Tente gastar menos com refeições

Almoços e jantares corporativos podem ser sofisticados e caros na hora de impressionar aquele cliente ou parceiro especial. Mas não é todo dia que o funcionário precisa gastar acima da média para se alimentar durante uma viagem. Oriente o colaborador a comer bem, com tempo, em um restaurante de comida saudável. Dando tempo para que escolha, certamente, ele vai em busca de um restaurante em vez de comer rapidamente em um fast-food.

Para que a estratégia funcione, adicione as paradas para almoço, lanche e jantar no roteiro da viagem a negócios, garantindo que o funcionário faça as refeições, sem precisar beliscar entre uma reunião e outra. Há hotéis que oferecem, além do café da manhã, uma opção de ceia. Vale a pena pesquisar.